Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfang | Versand an Unternehmen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | E-Rechnung muss angenommen werden können | Papier oder PDF weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers) |
| 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 € | Pflicht | E-Rechnung Pflicht |
| 2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Pflicht | Papier oder PDF noch erlaubt (mit Zustimmung) |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle |
Maßgeblich für die 800.000-€-Grenze ist der Gesamtumsatz Ihres Betriebs im Vorjahr – für 2027 also der Umsatz aus 2026. Rechnungen im EDI-Verfahren, wie sie manche Großkunden nutzen, bleiben übergangsweise bis Ende 2027 zulässig.
Betrifft das meinen Betrieb?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Im Handwerk sind das typischerweise Rechnungen an:
- Bauträger, Generalunternehmer und andere Handwerksbetriebe (auch als Nachunternehmer)
- Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften und Gewerbevermieter
- Gewerbekunden wie Praxen, Läden, Büros oder Industriebetriebe
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden. Wer überwiegend Einfamilienhäuser und Privatwohnungen betreut, schreibt dort weiter wie bisher. Sobald aber auch nur einzelne Gewerbekunden dabei sind, brauchen Sie die E-Rechnung.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) müssen in vielen Fällen schon heute als XRechnung über die Rechnungsportale der Verwaltung eingereicht werden – daran ändert sich nichts.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie trotzdem
- bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Fahrausweise
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar als XML vor, sodass die Software Ihres Kunden sie automatisch verarbeiten kann. Die beiden gängigen Formate in Deutschland:
- XRechnung: reine XML-Datei, ohne Bildansicht. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten – für Menschen lesbar wie gewohnt, für Software auswertbar. Achtung: Die einfachen Profile „MINIMUM“ und „BASIC WL“ erfüllen die Norm nicht und gelten nicht als E-Rechnung.
Eine Word- oder PDF-Rechnung per E-Mail ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist sie im B2B-Geschäft keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ihr Kunde wird dann eine korrekte E-Rechnung verlangen, weil er sonst Schwierigkeiten mit dem Vorsteuerabzug bekommen kann – das verzögert Ihre Zahlung.
Besonderheiten im Bauhandwerk
Im Bau- und Ausbauhandwerk wird selten mit einer einzigen Rechnung abgerechnet. Wichtig zu wissen:
- Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen an Unternehmen fallen alle unter die Pflicht. Ihre Software muss die Abschläge in der Schlussrechnung korrekt verrechnen und als E-Rechnung ausgeben.
- Bauleistungen nach § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) sind ebenfalls erfasst. Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft gehört dann in die E-Rechnung.
- Aufmaß als Anlage: Aufmaßblätter, Stundennachweise oder Fotos können Sie der E-Rechnung als Anlage beifügen.
Empfangen und aufbewahren: Das gilt schon heute
Auch wenn Sie selbst noch Papierrechnungen schreiben dürfen: Rechnungen Ihrer Großhändler und Lieferanten kommen zunehmend als E-Rechnung. Dafür brauchen Sie:
- ein Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen schicken (eine E-Mail-Adresse genügt)
- ein Programm, das XRechnungen lesbar anzeigt – eine XML-Datei allein kann niemand prüfen
- eine GoBD-konforme Archivierung: E-Rechnungen im Originalformat, unveränderbar und acht Jahre lang lesbar. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht.
Checkliste: In 6 Schritten bereit für 2027
- Umsatz prüfen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann ist der 1. Januar 2027 Ihr Stichtag.
- Kunden sortieren: Welche Ihrer Kunden sind Unternehmen? Für diese brauchen Sie E-Rechnungen.
- Software prüfen: Kann Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) erzeugen – auch für Abschlags- und Schlussrechnungen?
- Stammdaten ergänzen: Bei Gewerbekunden E-Mail-Adresse für Rechnungen und ggf. Leitweg-ID (öffentliche Auftraggeber) hinterlegen.
- Empfang und Archiv klären: Wer nimmt eingehende E-Rechnungen an, wo werden sie GoBD-konform archiviert, wie kommen sie zum Steuerberater?
- Testen: Erste E-Rechnungen an einen Stammkunden schicken und Rückmeldung einholen – solange die Übergangsfrist noch Spielraum lässt.
So hilft OPTIMUS
Mit der Handwerkersoftware OPTIMUS erstellen Sie Angebote, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen und geben sie auf Knopfdruck als XRechnung oder ZUGFeRD aus. Eingehende E-Rechnungen verarbeiten Sie im selben Programm, archivieren sie GoBD-konform und übergeben die Belege per DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. siQnet richtet das für Ihren Betrieb ein – bevor die Frist greift.
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Stand: November 2026. Grundlage sind das Wachstumschancengesetz, das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 sowie die Informationen der Handelskammer Hamburg. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung – klären Sie Einzelfälle mit Ihrem Steuerberater.